Als ondernemer ervaar je heel wat stress tijdens je werkdag. Wist je dat dit al afhankelijk is van hoe jij jouw werkdag start? Een kleine wijziging in hoe jij je dag aanpakt, zorgt voor een wereld van verschil als je terug huiswaarts keert.
Niemand heeft er baat bij dat jij als een stresskip rondloopt. Je personeel niet, je klanten niet, je gezin niet en al zeker jijzelf niet. Jij bent de motor van het bedrijf. Het is jouw recht om te bepalen hoe jij je werkdag indeelt, niet jouw klanten.
Hier alvast 5 eenvoudige tips die je op weg helpen.
TIP 1: Zeg ‘Goedemorgen!’ tegen je werkdag
Bij het sporten warm je eerst jouw spieren op. Zo voorkom je blessures op korte en vooral op lange termijn. Doe dat ook bij de start van je werkdag. Want werken is een sport waar een goed uithoudingsvermogen je succeskansen verhoogt. Voorkomen van de blessure ‘stress’ is een must.
Hoe doe je dat? Neem je tijd, zeg echt ‘Goedemorgen!’ tegen je personeel, vraag hoe het is, ga rond op je bedrjif of kantoor en start de dag met een kop koffie of thee. Warm je op zodat je klaar bent om erin te vliegen.
TIP 2: Ping. Ping. Ping.
Zet al die meldingen uit op je smartphone. Je hoeft het niet onmiddellijk te weten dat X in de file staat en hiervan een post zet op facebook. Maar doe dat zeker ook op je PC voor je mailbox.
Iedere keer dat jij je werk onderbreekt omdat je de melding ‘Nieuwe mail’ ziet verschijnen, ben jij je focus kwijt. Het duurt dubbel zo lang om die terug te vinden om het werk verder te zetten. Nog niet gesproken over het effect op je humeur dat het lezen van die mail kan hebben…
Hoe zet je die meldingen uit in je Outlook? Heel eenvoudig, zo gaat het:
- Kies Bestand
- Kies Opties
- Kies Email
- Klik de 4 vinkjes uit bij Ontvangst van Bericht
Eindelijk rust!
TIP 3: You’ve got mail
Dankzij Stap 1 heb jij in je agenda dagelijks blokken voorzien om routine taken uit te voeren. Het lezen van je mailbox is er eentje van.
Ga door je mailbox tijdens zo’n blok. Dit doe je 3 tot 4 maal per dag gedurende een vaste tijdsperiode. Bv. van 8u15 tot 8u30, van 13u tot 13u15 en van 16u tot 16u15. Overloop jouw dagschema zoals het nu is en puzzel die erin.
Omdat je de tijd neemt om je mailbox door te nemen, ben je rustiger. Dit zal zich reflecteren op je schrijftaal. Want de tone of voice van jouw mail bepaalt hoe die binnenkomt bij de lezer ervan. NIEMAND WORDT GELUKKIGER BIJ HET LEZEN VAN MAILS IN HOOFDLETTERS.
Werk iedere mail die je leest ook onmiddellijk af. Die zal dan alvast niet voor de rest van de dag in je hoofd verder spoken. Want je kan en hoeft niet alles te onthouden.
Is er nog een vervolgactie nodig? Noteer dat dan bij je ‘3 to do’s’ op een specifieke dag in je agenda. Sleep die vervolgens naar het mapje ‘Af te werken’ onder je Postvak IN. Is het iemand anders die er iets moet voor doen? Maak dan submapjes per naam ‘Af te werken – Lynn’, ‘Af te werken – Wisken’.
TIP 4: Lunch
Eet niet aan je bureau. Dus ga fysiek op een andere plek lunchen. Dat kan in dezelfde ruimte aan een tafeltje zijn. Dat is voldoende. Maar eten is eten en verplaats je hiervoor echt weg van je bureau. Gun jezelf die pauze in je hoofd.
Extra voordeel? Geen etensresten op of in je computer. Je zal niet de laatste zijn die zijn computer vol koffie of water giet. En dat kost geld om die te laten herstellen. Dus onrechtstreeks is deze tip ook geldbesparend.
TIP 5: Sluit je werkdag ook effectief af.
Het laatste half uur tot kwartier van je werkdag spendeer je aan het opruimen van je werkplek. Wees zelf het voorbeeld van je clean desk policy. Check out onze Stap 2 hoe je dit gemakkelijk kan aanpakken. En wedden dat jijzelf het de volgende dag ook aangenamer zal vinden om de dag te starten?
Vervolgens overloop jij jouw dag met je agenda voor je.
* Wat heb ik niet afgewerkt dat vandaag bij mijn 3 to do’s stond?
* Heb ik die 3 calls of mails voor vandaag ook effectief gedaan?
* Wat is er niet afgewerkt vandaag?
Noteer deze zaken dan onmiddellijk als ‘To Do’ en/of als ‘To Call/Mail’ voor de volgende dag of een andere die week.
Doe je jas aan. Kijk nog eens rond met een smile op je gezicht, doof de lichten en ga naar je gezin. Ze zullen blij zijn dat jij ontspannen bij hen bent.
Ik hoor het je al denken.
Neen, schiet nu niet meteen met ‘Bij mij kan dat niet hoor Wis.’ want dat is gezever. Je kan dat als je dat zelf wilt. Geloof me. Het is waar, als ondernemer heb je duizend zaken waarmee je rekening moet houden, alert moet voorzijn, moet aanpakken.
Het is in de eerste plaats niet de schuld van je klanten en de druk die ze op je leggen dat je stress hebt. Wel al die storende factoren in jouw directe werkomgeving zijn de grote hoofdschuldige. Zorg goed voor jezelf en voorkom deze.
Volgende week de laatste stap in deze #getorganized reeks. Laat zeker jouw ervaringen na. We zijn er benieuwd naar. Succes!
Wisken
Nieuw op dit blog of de vorige tips gemist? De start van ons eenvoudig stappenplan vind je hier: https://goo.gl/5jwhMT.
