Tag: getorganized

5 TIPS | Hoe is het me jouw communicatie?

Een warme stem die jou vriendelijk toespreekt en die je onmiddellijk vertelt dat je bij het juiste bedrijf bent, hoe fijn is dat niet zeg zo’n communicatie?

Maar helaas is het schering en inslag dat de telefoon wordt opgenomen met: ‘Alloo…’ en wat gemompel en gestuntel. En het is eigenlijk allemaal niet zo moeilijk hoor.

Hier alvast 5 eenvoudige tips:

De basisprincipes van een goede organisatie kreeg jij de afgelopen maand januari mee in ons stappenplan. We zijn wel benieuwd wat jij er mee hebt aangevangen. Heb je een stap gemist? Hier is de start: https://goo.gl/5jwhMT

TIP 1: “Hallo? Ja? Wie ist?”

Neem de telefoon steeds professioneel op. Begroet de mensen, geef de naam van het bedrijf en die van jezelf. En glimlach, want dat horen de mensen echt in jouw stem.

‘Goedemorgen, met Lynn van WIScan, hoe kan ik jou helpen?’ Dat is hoe wij allemaal de telefoon opnemen binnen ons kantoor.

TIP 2: Eén voor allen, allen voor één.

Daarnaast heeft iedereen bij ons een training gekregen. Iedereen bij WIScan weet perfect wat er kan en niet kan. En dat draaiboek is ook voor iedereen beschikbaar in onze online data storage box.com.

Onze huisstijl hebben wij immers doorgetrokken in onze communicatie via mail, telefoon, op straat, etc… Onze krachtwoorden: positief, beleefd en to the point.

Hoe onbeschoft en arrogant de andere persoon aan de lijn ook is, weest sterk en geduldig. Verlaag je niet tot diens' niveau.

TIP 3: Kies jouw communicatie kanaal.

Wij zijn heel bereikbaar voor onze klanten, maar wel volgens onze normen. Dagelijks alles bekijken omdat we niet weten wie wat en in welk mediakanaal heeft gecommuniceerd, dat vinden wij niet efficiënt.

Messenger, Whatsapp, sms, skype,…als je de mensen niet ‘kweekt’ dan heb je chaos en stress. Er is onze welkom@wiscan.be én onze vaste lijn 053/42.66.72. GSM-nummers van het personeel worden nooit doorgegeven en die van mij, als zaakvoerder enkel aan wie ik wil.

Ben ik bij een klant en ik word gebeld? Dan blijft die klant mijn volle focus krijgen. De opbeller ontvangt een automatisch berichtje: “Ik ben momenteel op locatie en kan jouw oproep nu niet beantwoorden. Spreek een boodschap in en ik bel je na 17u terug op. Of beter, mail je boodschap naar welkom@wiscan.be.”

Wanneer ik dan in de wagen richting kantoor of huiswaarts rij, dan bel ik die mensen ook effectief terug. Voor wat, hoort wat, vind je niet? Mails beantwoorden wij binnen de 48u.

TIP 4: Luister en stel vragen.

Niet altijd een gemakkelijk, dat geef ik toe, maar laat de mensen hun verhaal doen. Het kan best zijn dat dit niet altijd op de juiste toonaard is. Maar weet dat die mensen op dat ogenblik gewoon gefrustreerd zijn.

Laat ze eerst maar wat ventileren, toon begrip, en als het echt niet is aan te horen, leg dan de hoorn even naast je neer. Wordt het terug stil aan de andere kant, ga dan verder met: ‘Ik begrijp het, laten we samen naar een oplossing zoeken.’

Is het niet helemaal duidelijk, durf dan ook de juiste vragen te stellen. Het is in ieders belang dat je precies weet wat iemand nodig heeft, waarom en wanneer? Zo heb jij de beste oplossing in de aanbieding.

Door jouw vakkennis in mensentaal te spreken ben je absoluut niet minder professioneel. Wedden dat je zelfs sterker uit de hoek zal komen?

TIP 5: Wees altijd eerlijk.

Denk je nu echt dat mensen het niet door hebben als je hen wat op de mouw spelt? Mensen zijn heus niet achterlijk of helemaal onwetend hoor.

Je bent van vlees en bloed, een mens en mensen maken fouten. Zeg dat gewoon eerlijk. ‘Ooh, je hebt gelijk, ik ben dat helemaal vergeten. Ik heb er geen excuus voor. Wat ben ik je dankbaar dat jij de moeite doet om me hier attent op te maken. Dank je!’.

Ik garandeer je dat je verbaasd zal staan van het respect dat je krijgt van die andere persoon. Want het is zoveel krachtiger als je dat durft, dan dat je kiest voor leugens en bedrog.

EXTRA TIP: Maak geen valse beloftes.

Zeg niet dat je iets morgen zal opleveren als je al op voorhand weet dat het je niet zal lukken. Dit zorgt alleen maar voor alweer een teleurstelling, knabbelt opnieuw wat van dat vertrouwen af en je riskeert de klant te verliezen. Koop jezelf voldoende tijd.

En hoe gelukkig gaat die persoon niet zijn dat jij sneller oplevert dan dat je had gezegd? Yup, heel gelukkig.

Ziezo, je hebt de afgelopen maand januari heel wat tips mogen ontvangen om jouw bedrijf beter te organiseren. Ga ermee aan de slag en hou ze vol. Je zal na enkele maanden het verschil snel merken. Je zal rust vinden. Succes.

Wisken

Nieuw op dit blog of de vorige tips gemist? De start van ons eenvoudig stappenplan vind je hier: https://goo.gl/5jwhMT.


5 TIPS | Hoe heb jij minder stress tijdens je werkdag?

Als ondernemer ervaar je heel wat stress tijdens je werkdag. Wist je dat dit al afhankelijk is van hoe jij jouw werkdag start? Een kleine wijziging in hoe jij je dag aanpakt, zorgt voor een wereld van verschil als je terug huiswaarts keert.

Niemand heeft er baat bij dat jij als een stresskip rondloopt. Je personeel niet, je klanten niet, je gezin niet en al zeker jijzelf niet. Jij bent de motor van het bedrijf. Het is jouw recht om te bepalen hoe jij je werkdag indeelt, niet jouw klanten.

Hier alvast 5 eenvoudige tips die je op weg helpen.

Start de werkdag met... jezelf.

TIP 1: Zeg ‘Goedemorgen!’ tegen je werkdag

Bij het sporten warm je eerst jouw spieren op. Zo voorkom je blessures op korte en vooral op lange termijn. Doe dat ook bij de start van je werkdag. Want werken is een sport waar een goed uithoudingsvermogen je succeskansen verhoogt. Voorkomen van de blessure ‘stress’ is een must.

Hoe doe je dat? Neem je tijd, zeg echt ‘Goedemorgen!’ tegen je personeel, vraag hoe het is, ga rond op je bedrjif of kantoor en start de dag met een kop koffie of thee. Warm je op zodat je klaar bent om erin te vliegen.

TIP 2: Ping. Ping. Ping.

Zet al die meldingen uit op je smartphone. Je hoeft het niet onmiddellijk te weten dat X in de file staat en hiervan een post zet op facebook. Maar doe dat zeker ook op je PC voor je mailbox.

Iedere keer dat jij je werk onderbreekt omdat je de melding ‘Nieuwe mail’ ziet verschijnen, ben jij je focus kwijt. Het duurt dubbel zo lang om die terug te vinden om het werk verder te zetten. Nog niet gesproken over het effect op je humeur dat het lezen van die mail kan hebben…

Hoe zet je die meldingen uit in je Outlook? Heel eenvoudig, zo gaat het:

  1. Kies Bestand
  2. Kies Opties
  3. Kies Email
  4. Klik de 4 vinkjes uit bij Ontvangst van Bericht

Eindelijk rust!

Zet al de meldingen op je smartphone uit. Vergeet je outlook op je PC niet.

TIP 3: You’ve got mail

Dankzij Stap 1 heb jij in je agenda dagelijks blokken voorzien om routine taken uit te voeren. Het lezen van je mailbox is er eentje van.

Ga door je mailbox tijdens zo’n blok. Dit doe je 3 tot 4 maal per dag gedurende een vaste tijdsperiode. Bv. van 8u15 tot 8u30, van 13u tot 13u15 en van 16u tot 16u15. Overloop jouw dagschema zoals het nu is en puzzel die erin.

Omdat je de tijd neemt om je mailbox door te nemen, ben je rustiger. Dit zal zich reflecteren op je schrijftaal. Want de tone of voice van jouw mail bepaalt hoe die binnenkomt bij de lezer ervan. NIEMAND WORDT GELUKKIGER BIJ HET LEZEN VAN MAILS IN HOOFDLETTERS.

Werk iedere mail die je leest ook onmiddellijk af. Die zal dan alvast niet voor de rest van de dag in je hoofd verder spoken. Want je kan en hoeft niet alles te onthouden.

Is er nog een vervolgactie nodig? Noteer dat dan bij je ‘3 to do’s’ op een specifieke dag in je agenda. Sleep die vervolgens naar het mapje ‘Af te werken’ onder je Postvak IN. Is het iemand anders die er iets moet voor doen? Maak dan submapjes per naam ‘Af te werken – Lynn’, ‘Af te werken – Wisken’.

Mails lees je tijdens vaste blokken voorzien in je agenda. Doe dit 3 tot 4 x per dag.

TIP 4: Lunch

Eet niet aan je bureau. Dus ga fysiek op een andere plek lunchen. Dat kan in dezelfde ruimte aan een tafeltje zijn. Dat is voldoende. Maar eten is eten en verplaats je hiervoor echt weg van je bureau. Gun jezelf die pauze in je hoofd.

Extra voordeel? Geen etensresten op of in je computer. Je zal niet de laatste zijn die zijn computer vol koffie of water giet. En dat kost geld om die te laten herstellen. Dus onrechtstreeks is deze tip ook geldbesparend.

TIP 5: Sluit je werkdag ook effectief af.

Het laatste half uur tot kwartier van je werkdag spendeer je aan het opruimen van je werkplek. Wees zelf het voorbeeld van je clean desk policy. Check out onze Stap 2 hoe je dit gemakkelijk kan aanpakken. En wedden dat jijzelf het de volgende dag ook aangenamer zal vinden om de dag te starten?

Vervolgens overloop jij jouw dag met je agenda voor je.
* Wat heb ik niet afgewerkt dat vandaag bij mijn 3 to do’s stond?
* Heb ik die 3 calls of mails voor vandaag ook effectief gedaan?
* Wat is er niet afgewerkt vandaag?
Noteer deze zaken dan onmiddellijk als ‘To Do’ en/of als ‘To Call/Mail’ voor de volgende dag of een andere die week.

Doe je jas aan. Kijk nog eens rond met een smile op je gezicht, doof de lichten en ga naar je gezin. Ze zullen blij zijn dat jij ontspannen bij hen bent.

Ik hoor het je al denken.

Neen, schiet nu niet meteen met ‘Bij mij kan dat niet hoor Wis.’ want dat is gezever. Je kan dat als je dat zelf wilt. Geloof me. Het is waar, als ondernemer heb je duizend zaken waarmee je rekening moet houden, alert moet voorzijn, moet aanpakken.

Het is in de eerste plaats niet de schuld van je klanten en de druk die ze op je leggen dat je stress hebt. Wel al die storende factoren in jouw directe werkomgeving zijn de grote hoofdschuldige. Zorg goed voor jezelf en voorkom deze.

Volgende week de laatste stap in deze #getorganized reeks. Laat zeker jouw ervaringen na. We zijn er benieuwd naar. Succes!

Wisken

Nieuw op dit blog of de vorige tips gemist? De start van ons eenvoudig stappenplan vind je hier: https://goo.gl/5jwhMT.

5 TIPS | Hoe krijg jij meer focus en rust op kantoor?

Je hebt jouw doelen gesteld voor 2019. Je kocht een coole agenda en vulde die in volgens stap 1 uit mijn vorig artikel. Nu gaan we je kantoor aanpakken.

Zo dat is al dik in orde. Je bent helemaal mee en klaar voor de volgende tips van dit eenvoudig stappenplan.

Elke week van januari krijg je 5 tips voor een vlot draaiend kantoor. Volg je ons mee?

TIP 1: Less is more

Op jouw bureau liggen enkel de documenten en mappen waarmee je op dat moment werkt. Al de andere zitten in een map of netjes in het bakje op je bureau. Je bespaart je alvast het steeds verleggen van docs die je niet nodig hebt.

TIP 2: Ergonomie is geen gezever

Moet je veel data op een scherm bekijken? Investeer dan zeker in een 2e groot scherm. Ervaar hoe ontspannend dit voor je werkt. ICT Kaisha is bv dé geschikte partner om je van het juiste materiaal te voorzien.

Een clean desk zorgt dat je geen afleidingen meer hebt.

TIP 3: Ik zie wat jij niet ziet

Waar is dat nietjesding? Iemand de schaar gezien? Hmmm…een stylo…waar is die? Vreselijk toch?! Zet een paar leuke glazen potten, lieve bakjes op jouw bureau en steek alles erin: pot met balpennen, pot met schaar, etc…

TIP 4: Beken kleur

Klasseer documenten onmiddellijk in de juiste map. Aandacht: maak er geen kleurenboel van. Kies voor 1 kleur en behoud die het hele jaar door. Door de mappen te labellen, blijft alles duidelijk. Kleef ze wel bij iedere map op dezelfde hoogte 😉

Klasseer documenten onmiddellijk in de juiste map.

TIP 5: Kies voor een eenvoudig klassement

Sorteer per alfabet. Verwerk het jaar in je benaming. Maak het logisch zodat iemand anders dan jij snel iets kan terugvinden. Offerte OF_2019/001_wauters zegt zoveel meer dan A7B2018D6, vind je niet?

Ziezo, je hebt al een goed georganiseerde agenda. Nu aan de slag met dat bureau van je.

Een extra motivatie nodig? Met een clean desk of kantoor maak je een veel grotere positieve indruk op jouw bezoekers en potentiële klanten!

Tot volgende week voor stap 3. 

Wisken